關鍵：想要好好傳達資訊，請從使用者（讀者）接收的角度出發 高效溝通者的職責：順利通過讀者「文字訊息處理四階段」： 收到文字訊息後 → 1. 決定要不要對它投入心力 2. 若要投入心力，決定何時投入，或是以後再說 3. 真的投入心力，決定分配多少時間和注意力給它 4. 若需回應，決定要不要回應 --- 高效訊息溝通的六大原則： 一、少即是多：「更多」會稀釋訊息 1. 少用一點字 → 同義較短的詞彙 2. 概念少一點 → 是一個取捨，但原則上削減越多越好 3. 請求 / Action Item 少一點 二、易讀至上：兩大阻礙 - 「長度」與「複雜」 1. 用短且常見的詞語 2. 寫平鋪直敘的句子 - 讓讀者只要讀一遍，就能理解句子的意思 - 把相關的詞語排再一起，先看過前面的詞語，就能自然理解後面在說什麼 3. 句子寫短一點 三、輕鬆導航設計 1. 讓關鍵資訊一眼可見 → 我希望讀者從這裡帶走什麼？ - 若有好幾個目標，則必須為自己的目標排定等級 - 把最重要的資訊放在讀者預期最可能找到的地方，如：最前面、小標、最後一段，視組織文化、經驗法則而定 2. 把不同的概念分開 → 分段、列點 3. 把相關概念擺在一起 4. 照優先順序排列概念 - 首位的事項可能獲得最多關注，末位被讀到的可能高於倒數第二位 5. 加上小標題 6. 考慮使用圖示 四、善用樣式，但過猶不及 1. 要符合讀者預期 2. 最重要的概念加上醒目提示、粗體或底線 3. 過猶不及、少即是多 五、告訴讀者為什麼該在意 1. 強調讀者重視的事｜「那又怎樣」 → 切身相關的事通常最能引起注意 2. 強調讀者該在意哪些內容｜「為什麼是我」 → 明確指出你希望誰在意、為什麼該在意 - 難以鎖定特定族群的大眾傳播，則要明確指出你的目標受眾是誰 - 如：注意 - 如果您在六月購買過 XYZ 濃湯，該產品已被回收 六、讓讀者容易回應 1. 簡化行動步驟 → 預設選項 2. 統整行動所需的關鍵資訊 → 最好在同頁顯示，不用讓讀者自行跳頁 3. 將所需注意力減至最低 --- 其他技巧： 1. 路標語：運用引言告知讀者後文主題 如：我將在後面分述三點：（一）府上房屋整修的最新情況、（二）請您同意更換燈具、（三）請安排商談時間 2. 反覆提醒、重複行動、多重步驟 → 重複訊息溝通的「頻率」和「一致性」 3. 以行動為導向的訊息，在接近必須採取行動的時間點傳送